Früher bestand das Hauptziel von Intranets darin, Mitarbeitern Informationen und Dokumente aus dem Management und der Personalabteilung zur Verfügung zu stellen. Intranets arbeiteten in der Regel in nur eine Richtung, so dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen erhalten konnten, aber eine Kommunikation in die andere Richtung nicht möglich war. Intranets waren hauptsächlich statische interne Websites.

Dies hat sich geändert. Die Technologie entwickelte sich weiter und Unternehmen nutzen Intranets nun auf viele verschiedene Arten. Heutzutage sind Intranets viel wichtiger, um unterschiedliche geschäftliche Ziele zu erreichen und so einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Zum Beispiel:

Um diese Ziele zu erreichen, benötigen Unternehmen vor allem eines: aktuelle, ansprechende und inspirierende Inhalte, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Für die Bereitstellung der Inhalte wie auch der Interaktivität ist der Einsatz eines modernen Content-Management-Systems unerlässlich.

Moderne Intranets müssen in beide Richtungen funktionieren. Mitarbeiter sollten nicht nur Informationen suchen und abrufen, sondern auch weitergeben und nutzen können, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Intranets müssen die internen Geschäftsprozesse unterstützen.

Das einfachste Beispiel ist die Erstellung von Tickets oder Aufgaben für die IT oder auch für jeden anderen Zweck wie z.B. die Anforderung eines Designs, die Aktualisierung einer Webseite oder die Hilfe bei juristischen Dokumenten oder Übersetzungen usw.

Alle diese Optionen erfordern interaktive Formulare mit Validierungen, eine Möglichkeit, Personen oder Teams zuzuordnen, eine Priorität oder einen Status festzulegen sowie Kommunikationsmittel zu nutzen, z.B. wenn Fragen auftreten.

Häufig ist auch die gemeinsame Nutzung von Dateien erforderlich, um Aufgaben zu erledigen, ohne gemeinsam genutzte Laufwerke zu verwenden („Ich habe keinen Zugriff auf dieses Laufwerk“) oder Dateien per E-Mail versenden zu müssen („die Datei ist zu groß“).

Viele Unternehmen bieten auch ein Feedback-Formular an, um die Qualität der Arbeitsergebnisse eines bestimmten Teams zu messen. Das Sammeln solcher Rückmeldungen muss einfach und gut gestaltet sein, um aussagekräftige Berichte erstellen zu können.

Ein weiteres gutes Beispiel für eine moderne Lösung, die viele Unternehmen in ihren Intranets implementieren, ist das „360-Grad-Feedback“, bei dem die Mitarbeiter anonymes Feedback von den Personen erhalten, mit denen sie zusammenarbeiten, etwa von ihren Vorgesetzten und Kollegen.

Häufig müssen Intranets in die anderen Systeme des Unternehmens integriert werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alles Benötigte an einem Ort finden, d.h., ohne von einem System zum anderen wechseln, viele verschiedene Fenster öffnen und Informationen von “hier nach da” manuell kopieren und zusammenführen zu müssen.

Die Verbindung unterschiedener Systeme ist der schwierigste und zeitaufwändigste Teil nahezu aller Webprojekte. Stellen Sie also sicher, dass das von Ihnen gewählte CMS leistungsstarke APIs für die Integration bietet. Letztendlich sparen Sie dadurch Zeit, Geld und Nerven.

Intranet-Benutzer wollen, genau wie Internet-Benutzer, schnell Informationen erhalten. Normalerweise sind sie ungeduldig und leicht irritierbar. Aus diesem Grund darf Ihr Intranet nicht langsam sein. Wenn Sie diesen Punkt vernachlässigen, werden die Mitarbeiter das Intranet nur nutzen, wenn sie keine andere Wahl haben. Wenn Seiten in Ihrem Intranet länger als 2 oder 3 Sekunden geladen werden, sollten Sie auf jeden Fall die Übertragungsgeschwindigkeit verbessern.

Viele Intranets sind veraltet und werden von den Mitarbeitern vernachlässigt, da die Oberfläche zur Bearbeitung von Inhalten schwer zugänglich und kompliziert zu bedienen ist. Man muss viele Formulare ausfüllen, und die Redakteure wissen vor der Freischaltung nie, wie das Ergebnis live aussehen wird. Mit der Zeit werden Intranet-Seiten also immer seltener aktualisiert und dann vergessen.

Häufig verfügen Unternehmen über spezialisierte Teams von Redakteuren, die umfangreiche und lange Schulungen absolvieren, um den Umgang mit einem CMS zu erlernen. Aus unserer Sicht ist das nicht optimal. Die Werkzeuge zur Bearbeitung von Inhalten sollten so einfach und intuitiv zu bedienen sein, dass sich jeder Mitarbeiter schnell damit vertraut machen kann und sie gerne benutzt. Nur so können sich Mitarbeiter für die von ihnen erstellten Inhalte verantwortlich fühlen.

Ein weiteres, meist stark unterschätztes Merkmal ist die Suchmaschine. Geht man davon aus, dass eine Suchmaschine überhaupt integriert und verfügbar ist, so sind die Suchergebnisse, die von den meisten herkömmlichen Intranets ausgegeben werden, aufgrund der alten Technologie, die dahinter steckt, so gut wie nutzlos, wenn es darum geht, wichtige Informationen zu finden.

Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter oft viele irrelevante Seiten durchgehen, die von der Suchmaschine zurückgegeben werden, was zu wachsender Frustration und einem enormen Zeitverlust führt. Das wiederum hat zur Folge, dass die Mitarbeiter Intranets ablehnen und versuchen, auf andere Weise an die Informationen zu gelangen, oft durch Anrufe oder Emails an ihre Kollegen, was auch deren Zeit kostet.

Heutzutage haben fast alle Unternehmen Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und sich mit ihren Kollegen oder Kunden an anderen Orten treffen. Es ist weder effizient noch komfortabel, jedes Mal einen Laptop zu öffnen, um etwas im Intranet zu erledigen.

Weltweit gibt es über 3,9 Milliarden mobile Internetnutzer, was etwa 51 Prozent der Weltbevölkerung entspricht (Statista, 2019). Mehr als die Hälfte der Bevölkerung konsumiert Inhalte auf ihren Mobiltelefonen. Wenn Sie also Ihre internen Inhalte anbieten, denken Sie an diesen Trend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet auch für die mobile Nutzung verfügbar und optimiert ist.