In der Vergangenheit bestand das Hauptziel von Intranets darin, den Mitarbeitern Informationen und Dokumente aus dem Management und der Personalabteilung zur Verfügung zu stellen. Intranets arbeiteten in der Regel in nur eine Richtung, so dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen erhalten konnten, aber eine Kommunikation in die andere Richtung nicht möglich war. Intranets waren hauptsächlich statische interne Websites.

Dies hat sich geändert. Die Technologie entwickelte sich weiter und Unternehmen nutzen Intranets nun auf viele verschiedene Arten. Heutzutage sind Intranets viel wichtiger um unterschiedliche geschäftliche Ziele zu erreichen und so einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Zum Beispiel:

Um diese Ziele zu erreichen, brauchen Unternehmen vor allem eines: aktuelle, ansprechende und inspirierende Inhalte, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Für die Bereitstellung der Inhalte wie auch der Interaktivität ist der Einsatz eines modernen Content-Management-Systems unerlässlich.

Moderne Intranets müssen in beide Richtungen funktionieren. Mitarbeiter sollten nicht nur in die Lage versetzt werden, Informationen zu suchen und abzurufen, sondern auch sie zu teilen und Aufgaben zu erledigen. Intranets müssen die internen Geschäftsprozesse unterstützen.

Das einfachste Beispiel ist die Erstellung von Tickets oder Aufgaben für die IT oder auch für jeden anderen Zweck wie z.B. die Anforderung eines Designs, die Aktualisierung einer Webseite oder die Hilfe bei juristischen Dokumenten oder Übersetzungen usw.

All diese Optionen benötigen interaktive Formulare mit Validierungen, eine Möglichkeit um Personen oder Teams zuzuordnen, die Möglichkeit eine Priorität oder einen Status festzulegen und Kommunikationsmöglichkeiten z.B. wenn Fragen auftreten.

Häufig ist auch die gemeinsame Nutzung von Dateien erforderlich um Aufgaben zu erledigen, ohne gemeinsam genutzte Laufwerke zu verwenden („Ich habe keinen Zugriff auf dieses Laufwerk“) oder ohne Dateien per E-Mail versenden zu müssen („die Datei ist zu groß“).

Viele Unternehmen bieten z.B. auch ein Feedback-Formular an um die Qualität der Arbeitsergebnisse eines bestimmten Teams zu messen. Das Sammeln solcher Rückmeldungen muss einfach und gut gestaltet sein, um aussagekräftige Berichte erstellen zu können.

Ein weiteres gutes Beispiel für eine moderne Lösung, die viele Unternehmen in ihren Intranets implementieren, ist das „360-Grad-Feedback“, bei dem die Mitarbeiter anonymes Feedback von den Personen erhalten, mit denen sie zusammenarbeiten, z.B. ihren Vorgesetzten und Kollegen.

Häufig müssen Intranets in die anderen Systeme des Unternehmens integriert werden um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an einem Ort das finden was sie brauchen, ohne von einem System zum anderen wechseln zu müssen, viele verschiedene Fenster zu öffnen und Informationen von “hier nach da” manuell zu kopieren und zusammenzuführen.

Die Verbindung verschiedener Systeme ist der schwierigste und zeitaufwändigste Teil fast aller Webprojekte. Stellen Sie also sicher, dass das von Ihnen gewählte CMS leistungsstarke APIs für die Integration bietet. Letztendlich werden Sie dadurch Zeit, Geld und Nerven sparen.

Intranet-Benutzer wollen, genau wie Internet-Benutzer, schnell Informationen erhalten. Normalerweise sind sie ungeduldig und werden leicht irritiert. Aus diesem Grund darf Ihr Intranet nicht langsam sein. Wenn Sie diesen Punkt ignorieren, werden die Mitarbeiter das Intranet nur nutzen, wenn sie keine andere Wahl haben. Wenn Seiten in Ihrem Intranet länger als 2 oder 3 Sekunden geladen werden, sollten Sie auf jeden Fall die Übertragungsgeschwindigkeit verbessern.

Viele Intranets sind veraltet und werden von den Mitarbeitern vernachlässigt da die Oberfläche zur Bearbeitung von Inhalten schwer zu erlernen und kompliziert zu bedienen ist. Man muss viele Formulare ausfüllen und die Redakteure wissen nie, wie ihre Arbeit aussieht, wenn eine Seite live geschaltet wird. Mit der Zeit werden Intranet-Seiten also immer seltener aktualisiert und dann vergessen.

Häufig verfügen Unternehmen über spezialisierte Teams von Redakturen, die umfangreiche und lange Schulungen absolvieren, um den Umgang mit einem CMS zu erlernen. Unserer Meinung nach ist das nicht optimal. Die Werkzeuge zur Bearbeitung von Inhalten sollten so einfach und intuitiv zu bedienen sein, dass sich jeder Mitarbeiter schnell damit vertraut machen und sie mit Freude benutzen kann. Auf diese Weise können Inhalte von Mitarbeitern veröffentlicht werden, die sich für die von ihnen erstellten Inhalte verantwortlich fühlen.

Ein weiteres, meist stark unterschätztes Merkmal ist die Suchmaschine. Geht man davon aus, dass eine Suchmaschine überhaupt integriert und verfügbar ist, so sind die Suchergebnisse, die von den meisten herkömmlichen Intranets produziert werden, aufgrund der alten Technologie, die dahinter steckt, so gut wie nutzlos wenn es darum geht wichtige Infos zu finden.

Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter viele Seiten durchgehen, die von der Suchmaschine zurückgegeben werden aber nicht die benötigte Information enthalten, was zu wachsender Frustration und einem enormen Zeitverlust führt. Das wiederum führt dazu, dass die Mitarbeiter Intranets verlassen und versuchen auf andere Weise an die Informationen zu gelangen. Oft durch Anrufe oder Emails an ihre Kollegen was auch deren Zeit verschwenden.

Heutzutage haben fast alle Unternehmen Mitarbeiter die viel unterwegs sind und ihre Kollegen oder Kunden an anderen Orten zu treffen. Es ist nicht sehr bequem jedes Mal einen Laptop zu öffnen um etwas im Intranet zu erledigen.

Weltweit gibt es über 3,9 Milliarden mobile Internetnutzer, was etwa 51 Prozent der Weltbevölkerung entspricht (Statista, 2019). Mehr als die Hälfte der Bevölkerung konsumiert Inhalte auf ihren Mobiltelefonen. Wenn Sie also Ihre internen Inhalte anbieten, denken Sie an diesen Trend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet auch für die mobile Nutzung verfügbar und optimiert ist.