Webinar: "TrendLab Kundenportale" - 17. September 2020
Seminar: "TrendLab Kundenportale"

Benutzer, Teams und Mitarbeiter von Arbeitskopien verwalten

Scrivito ist mit einer intelligenten und dennoch leicht zu verstehenden Benutzerverwaltung ausgestattet. Alle Benutzer eines Scrivito-CMS dürfen mit dem System arbeiten. Sie können die Benutzer zu Teams hinzufügen, um so bestimmte Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens abzubilden. Indem Sie den Teams Rechte geben, legen Sie die möglichen Aktivitäten der Team-Mitglieder innerhalb des CMS fest.

Zu jeder Arbeitskopie können Benutzer als Mitarbeiter hinzugefügt werden. Auch hier können Sie über Rechte steuern, welche Art von Zugriff ein Mitarbeiter auf die jeweilige Arbeitskopie haben soll.

Benutzer und Teams verwalten

Die Benutzer- und Team-Verwaltung in Ihrem Scrivito-CMS setzen voraus, dass für die Anmeldung der Redakteure ein Identity Provider eingerichtet 🇺🇸wurde. Um Benutzer und Teams verwalten zu können, ist das Recht „Benutzer verwalten“ erforderlich.

Benutzer mit diesem Recht finden im Hauptmenü rechts oben den Punkt „Benutzer verwalten“. Nach einem Klick darauf öffnet sich der Dialog „Benutzerverwaltung“ mit seinen zwei Tabs, „Benutzer“ und „Teams“:

Wenn es in Ihrem CMS viele Benutzer gibt, können Sie einen bestimmten Benutzer finden, indem Sie dessen E-Mail-Adresse oder Namen in das Suchfeld eingeben. Dies gilt analog für Teams, die über ihren Titel gefunden werden können. Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf den entsprechenden Button rechts oben im Dialog.

Benutzer hinzufügen oder Teams zuordnen

Um einen Benutzer zu Ihrem CMS hinzuzufügen, klicken Sie rechts oben auf dem „Benutzer“-Tab auf „Benutzer hinzufügen“.

Sie können bei neuen und auch bestehenden Benutzern festlegen, zu welchen Teams sie gehören sollen, indem Sie die entsprechenden Checkboxen mit einem Häkchen versehen.

Neue Benutzer können dem CMS bekannt gemacht werden, indem Sie deren E-Mail-Adresse angeben. Beachten Sie bitte, dass es neuen Benutzern möglich sein muss, sich über einen der Identitätsprovider anzumelden, die in Ihrem Scrivito-Dashboard hinterlegt sind.

Teams und deren Rechte festlegen

Mit Teams können Sie Benutzer nach ihren jeweiligen Befugnissen organisieren. Ein Benutzer kann Mitglied einer beliebigen Anzahl von Teams sein.

Um ein Team hinzuzufügen, klicken Sie auf den entsprechenden Button rechts oben. Nach einem Klick auf den „Eigenschaften“-Button eines Teams in der Liste können Sie die Rechte der Teammitglieder ändern. Die Rechte ermöglichen Folgendes:

Auf alle Arbeitskopien zugreifen
Ermöglicht es den Teammitgliedern, alle Arbeitskopien zu sehen, sich zu deren Besitzer zu machen, deren Inhalte zu bearbeiten und sie zu veröffentlichen.
Integrierte Sichtbarkeitskategorien verwaltenDen Teammitgliedern ist es gestattet, die Sichtbarkeitskategorien für öffentliche/nichtöffentliche Inhalte zu aktivieren und zu deaktivieren.
Benutzerdefinierte Sichtbarkeitskategorien verwaltenDie Mitglieder von Teams mit diesem Recht dürfen zusätzliche Sichtbarkeitskategorien definieren.
Benutzer verwaltenDie Teammitglieder können Benutzer hinzufügen und löschen, deren Teamzugehörigkeit ändern, Teams anlegen und löschen sowie deren Rechte ändern.
Workflows verwaltenErlaubt es den Teammitgliedern, Workflows einzurichten.
Sämtliche Inhalte veröffentlichenGibt den Teammitgliedern das Recht, auf jede Arbeitskopie zuzugreifen und sie zu veröffentlichen, ohne deren Besitzer sein zu müssen oder durch deren Workflow eingeschränkt zu sein.
Zugriff auf alle InhalteDie Teammitglieder können auf sämtliche Inhalte unabhängig von deren Sichtbarkeit zugreifen. Für den Fall, dass einmal Sichtbarkeitskategorien falsch konfiguriert sind, sollte wenigstens einem Benutzer dieses Recht über ein Team gegeben werden.

Mitarbeiter von Arbeitskopien verwalten

Mit Arbeitskopien können Benutzer gemeinsam an Inhalten arbeiten. Die Besitzer einer Arbeitskopie können andere Benutzer einladen und ihnen eine Rolle zuweisen, die ihren individuell erlaubten Zugriff auf die Arbeitskopie regelt. Klicken Sie hierfür auf den „Mitarbeiter“-Button in der „Arbeitskopien“-Seitenleiste.

Mit dem dann erscheinenden Dialog können Sie Benutzer zu der Arbeitskopie hinzufügen und den Zugriff bestehender Benutzer ändern, vorausgesetzt, Sie sind ein Besitzer der Arbeitskopie. Den Benutzern kann eine von drei Rollen gegeben werden:

Ist Besitzer
Arbeitskopie-Besitzer können Inhalte sehen und bearbeiten sowie die Arbeitskopie löschen oder veröffentlichen. Ferner können Sie Benutzer hinzufügen und deren jeweilige Rolle ändern.

Darf bearbeiten
Der Benutzer kann Inhalte ansehen und bearbeiten.

Darf ansehen
Der Benutzer darf Inhalte nur ansehen.

Voreingestellt wird ein neuer Benutzer zu einem (weiteren) Besitzer der Arbeitskopie gemacht, wodurch er vollen Zugriff auf die Arbeitskopie hat. Wenn dies nicht gewünscht ist, können Sie dessen Rolle zu „Darf bearbeiten“ oder „Darf ansehen“ ändern, je nachdem, ob der Benutzer Inhalte auch bearbeiten oder nur ansehen können soll.

Nachdem eine Arbeitskopie veröffentlicht wurde, werden die zuletzt darin eingetragenen Mitarbeiter (mit Ausnahme desjenigen, der sie veröffentlicht hat) per E-Mail darüber benachrichtigt.