Wenn in einem Unternehmen Inhalte von Teams erstellt und gepflegt werden, können die Workflows des Web Builders dazu beitragen, die redaktionellen Abläufe zu steuern, von der Content-Erstellung über die redaktionelle Bearbeitung und das Korrekturlesen bis hin zum Review und zur Veröffentlichung. Workflows unterstützen Unternehmen dabei, die Zusammenarbeit der involvierten Parteien klarer zu definieren. Sie sind in einigen der Web-Builder-Tarife für Unternehmen enthalten.

Mit Workflows können sich Redakteure auf diejenigen Website-Bereiche konzentrieren, für deren Pflege sie zuständig sind oder in denen sie als Autor tätig sind. Darüber hinaus kann mit Workflows die Einhaltung des sogenannten Vier-Augen-Prinzips eingefordert werden, damit erstellte oder bearbeitete Inhalte von wenigstens einem weiteren Augenpaar begutachtet, d.h. einem Review unterzogen werden, bevor die Arbeitskopie veröffentlicht wird.

Als Redakteur kann man entweder in eine bestehende Arbeitskopie eingeladen werden, um dort mitzuarbeiten, oder mit dem „Neu“-Button in der „Arbeitskopien“-Seitenleiste selber eine anlegen. Nach einem Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog zur Eingabe des Titels der zu erstellenden Arbeitskopie. Wenn gerade die veröffentlichten Inhalte ausgewählt sind, kann man auch einfach auf den „Bearbeiten“-Button klicken. Sie können dann eine bestehende Arbeitskopie auswählen (sofern es welche gibt) oder eine neue anlegen.

Als bestehende Arbeitskopien werden Ihnen sämtliche angeboten, auf die Sie Zugriff haben, entweder, weil Sie sie angelegt haben oder weil Sie als Mitarbeiter eingeladen wurden.

Mit Hilfe des untersten Aufklappmenüs können Sie einen Workflow auswählen, der am besten zu der redaktionellen Aufgabe passt, für die die neue Arbeitskopie angelegt wird. Ist nur ein Workflow verfügbar, wird dieser verwendet.

Nachdem die Arbeitskopie ausgewählt oder angelegt wurde, können Sie gleich Inhalte erstellen oder bearbeiten, es sei denn, wie erwähnt, der Workflow verhindert Änderungen an der aktuelle Seite oder dem Website-Bereich.

Bei Seiten, die nicht bearbeitbar sind, sperrt der Web Builder den „Bearbeiten“-Modus. Nachdem Sie zu einer vom Workflow abgedeckten Seite gewechselt sind, entsperrt der Web Builder den „Bearbeiten“-Button wieder, es sei denn, Sie wurden eingeladen und Ihre Rolle als Mitarbeiter gestattet es Ihnen nicht, Inhalte in der Arbeitskopie zu ändern.

Als ein Redakteur, der nicht dazu berechtigt ist, eine Arbeitskopie zu veröffentlichen, können Sie eine Anfrage zur Veröffentlichung stellen. Klicken Sie hierfür auf „Veröffentlichung anfragen“ auf der oberen Leiste oder der „Arbeitskopien“-Seitenleiste. In dem sich dann öffnenden Dialog können Sie einen Reviewer auswählen und einen Hinweis zu den zu prüfenden Änderungen hinterlassen.

Die Arbeitskopie kann nun von einem dafür zuständigen Teammitglied geprüft und veröffentlicht werden, beispielsweise vom Chefredakteur.

Chefredakteure sehen Arbeitskopien, deren Veröffentlichung angefragt wurde, in ihrer „Arbeitskopien“-Seitenleiste. Nach dem Wechsel zu einer solchen Arbeitskopie zeigen die obere Leiste und die Seitenleiste an, dass die Arbeitskopie nun geprüft und veröffentlicht werden kann.

Sofern der Workflow der Arbeitskopie eine Review-Phase beinhaltet, können Chefredakteure einfach auf „Review beginnen“ klicken und dann über die Liste der Änderungen die Inhalte finden und auswählen, die angelegt oder geändert wurden, um damit zu arbeiten.

Redakteuren ist es nicht möglich, nach einer Veröffentlichungsanfrage weiter Inhalte zu bearbeiten. Sie können jedoch die Anfrage zurücknehmen, um beispielsweise etwas zu korrigieren, solange noch kein Chefredakteur mit dem Review begonnen hat.

Nachdem ein Redakteur die Veröffentlichung seiner Arbeitskopie angefragt hat, liegt es in der Verantwortung des Chefredakteurs, die Dinge voranzubringen. Wenn der Workflow keinen Review verlangt, könnte ein Mitglied des Chefredakteursteams die Arbeitskopie einfach veröffentlichen, jedoch vorher noch kurz einen Blick auf die neuen oder geänderten Inhalte werfen, um sich zu vergewissern, dass alles in Ordnung ist. Um Änderungen vorzunehmen, müsste ein Chefredakteur allerdings sich selbst als Mitarbeiter zu der Arbeitskopie hinzufügen, sofern er nicht bereits einer ist.

Beinhaltet der Workflow jedoch eine Review-Phase, können Chefredakteure, wie oben erwähnt, auf „Review beginnen“ klicken und gegebenenfalls auch Änderungen vornehmen. Für den Fall, dass umfangreichere Arbeiten seitens der Redakteure erforderlich sein sollten, bevor die Arbeitskopie veröffentlichbar ist, können die Chefredakteure auf „Zurückgeben“ klicken und so die Arbeitskopie an die Redakteure zur weiteren Bearbeitung zurückreichen.

Nachdem eine Arbeitskopie zurückgegeben wurde, können diejenigen Chefredakteure, die einen Review begonnen hatten, ihre Arbeit nach der nächsten Veröffentlichungsanfrage fortsetzen.

Es bleibt noch zu erwähnen, dass ein Reviewer mit einem Klick auf „Review verlassen“ sich von seiner Aufgabe als Reviewer lösen kann, sollte dies erforderlich sein. Damit signalisiert er den anderen Mitgliedern seines Teams, dass er bei dieser Arbeitskopie nicht mehr an dem Veröffentlichungsvorgang beteiligt ist. Er kann jedoch mit einem erneuten Klick auf „Review beginnen“ die Arbeit jederzeit wieder aufnehmen.