Workflows einrichten und nutzen

Website-Inhalte können vielen verschiedenen Zwecken dienen. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass die meisten Inhalte nicht einfach so veröffentlicht werden, sondern der Veröffentlichungsprozess bestimmten Regeln oder Vereinbarungen hinsichtlich der zu vermittelnden Informationen und ihrer Akkuratheit, Vollständigkeit, Aktualität, Lesbarkeit, usw. unterliegt.

Wie Inhalte den Website-Besuchern dargeboten werden, die Wortwahl und Tonlage, Klarheit, Verbindlichkeit und viele weitere Aspekte tragen zur Corporate Identity und zum geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens bei und müssen aus diesem Grund die Erwartungen der Besucher so weit wie möglich erfüllen.

Auch der Erscheinungszeitpunkt und Zuständigkeiten können eine wichtige Rolle im Veröffentlichungsprozess spielen. Kritische Inhalte wie Geschäftsberichte oder -bedingungen, Vertragsangelegenheiten und andere rechtlich bindende Inhalte können schlicht nicht ohne ausdrückliches Einverständnis und ohne vorherigen Korrekturlauf veröffentlicht werden. Außerdem ist es mindestens wünschenswert, dass das kompetenteste Team an den jeweiligen Inhalten arbeitet und nicht ein beliebiger Mitarbeiter, der gerade frei ist.

Mit Scrivito kann jeder Administrator mit dem Recht „Benutzer verwalten“ Benutzer und Teams zum CMS hinzufügen. Indem Benutzer einem oder mehreren Teams zugeordnet werden, lassen sich sowohl Benutzern Rechte geben als auch die Belegschaft nach Expertise, Verantwortlichkeit oder anderen Kriterien organisieren. Auf diese Teams kann dann bei der Definition von Workflows zurückgegriffen werden.

CMS-Workflows helfen dabei, Zeit zu sparen, indem sie den Aufwand reduzieren, mit dem sichergestellt wird, dass im Veröffentlichungsprozess die erforderlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge gemacht werden. Dadurch können Inhalte produktiver und zielgerichteter erstellt, gepflegt und veröffentlicht werden.

Scrivitos Workflows ermöglichen es, Websitebereiche, wie klein oder umfassend diese auch sein mögen, einem oder mehreren Teams zur Bearbeitung und zur Veröffentlichung mittels einer Arbeitskopie zuzuordnen.

Workflows sind in den meisten Scrivito-Business-Tarifen enthalten. Admins und CMS-Benutzer, die über ihre Teamzugehörigkeit das Recht „Workflows verwalten“ haben, finden einen gleichnamigen Eintrag im Hauptmenü rechts oben. Nach einem Klick können sie Workflows mit Hilfe des folgenden Dialogs definieren:

Im Wesentlichen besteht ein Workflow aus Einschränkungen für die Bearbeitung von Inhalten sowie zwei Team-Listen, je einer für die Bearbeitung von Inhalten gemäß der Einschränkungen und einer für die Veröffentlichung der Arbeitskopie. Darüber hinaus können Workflows eine Review-Phase haben, in der die Teams, die veröffentlichen sollen, vorher die Inhalte prüfen und noch Änderungen vornehmen können. Wir werden später auf Reviews zurückkommen.

Mit Hilfe dieser Werkzeuge können Sie Arbeitszusammenhänge mit zielgerichtet zusammengestellten Teams schaffen, die sich mit Inhalten in definierten Bereichen Ihrer Website befassen. Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise Fallstudien verfasst und veröffentlicht werden, könnten Sie dafür ein Team zusammenstellen und einen Workflow einrichten.

• Nehmen Sie alle Autoren, die sich mit Fallstudien befassen, in das Team „Fallstudien-Autoren“ auf. Geben Sie dem Team keine Rechte, wenn dessen Mitglieder die Arbeitskopien nicht veröffentlichen sollen. Das Team kann auch ohne besondere Rechte Inhalte erstellen und bearbeiten.
• Definieren Sie einen Workflow, beispielsweise “Fallstudien pflegen”, in dem über die Einschränkungen lediglich der Fallstudien-Bereich auf der Website zur Bearbeitung geöffnet wird. Wählen Sie das “Fallstudien-Autoren”-Team aus der Liste “Teams mit Bearbeitungsrecht” aus, und wählen Sie aus „Teams mit Veröffentlichungsrecht“ zum Beispiel „Chefredakteure“ („Chief editors“).
• Wenn die „Teams mit Veröffentlichungsrecht“ die Fallstudien einem Review unterziehen sollen, aktivieren Sie „Schließt eine Review-Phase ein“. Hierdurch erhalten diese Teams auch das Bearbeitungsrecht, und die “Fallstudien-Autoren” können keine weiteren Änderungen durchführen, nachdem die Arbeitskopie zum Review vorgelegt wurde.

Ein Redakteur, der eine Arbeitskopie anlegen möchte, wird nach dem zu verwendenden Workflow gefragt. Dem Redakteur werden nur Workflows zur Auswahl angeboten, mit denen er Inhalte aufgrund seiner Mitgliedschaft in den „Teams mit Bearbeitungsrecht“ bearbeiten kann. Trifft dies auf genau einen Workflow zu, wird dieser automatisch ausgewählt. Ist der Redakteur kein Mitglied eines „Teams mit Bearbeitungsrecht“, wird automatisch der „Default“-Workflow angewandt.

Wenn der Workflow einer Arbeitskopie Restriktionen bezüglich der bearbeitbaren Inhalte definiert, können nur solche Inhalte bearbeitet werden, die von den Restriktionen nicht erfasst werden.

Wie oben angedeutet, können Workflows eine Review-Phase haben. Wenn Reviews konsequent angewendet werden, stellen die „Teams mit Bearbeitungsrecht“ die Inhalte zur Verfügung, können diese jedoch nicht veröffentlichen, weil ihnen im Rahmen ihrer Teamzugehörigkeit nicht das Recht „Alle Inhalte veröffentlichen“ gegeben wurde. Stattdessen stellen die Redakteure nach Fertigstellung der Inhalte eine Veröffentlichungsanfrage, um die Änderungen in der Arbeitskopie einem Review unterziehen zu lassen.

Ab diesem Zeitpunkt können die „Teams mit Bearbeitungsrecht” in der Arbeitskopie nichts mehr ändern, und die Mitglieder der „Teams mit Veröffentlichungsrecht“ können nun einen Review durchführen, gegebenenfalls zusätzliche Änderungen an den Inhalten vornehmen und abschließend die Arbeitskopie veröffentlichen. Reviewer können auch ihren Review beenden oder die Arbeitskopie den Redakteuren zurückgeben, falls umfangreichere Änderungen erforderlich sind.

Redakteure können ihre Veröffentlichungsanfrage zurücknehmen (beispielsweise falls sie etwas übersehen haben), allerdings nur solange noch niemand aus den „Teams mit Veröffentlichungsrecht“ mit dem Review begonnen hat. Danach kann eine Veröffentlichungsanfrage nicht mehr zurückgezogen werden.

Für Redakteure ist eine Veröffentlichungsanfrage die einzige Möglichkeit, ihre Inhalte zu veröffentlichen. Die Mitglieder der „Teams mit Veröffentlichungsrecht“ haben die Wahl und können die Arbeitskopie entweder veröffentlichen oder eine Veröffentlichungsanfrage stellen.